Autora: Génesis Pereyra Camacho
En estos días de aislamiento, los encuentros virtuales son más necesarios que nunca. Una reunión virtual es un espacio de encuentro digital donde dos o más personas mantienen una conversación sobre un tema específico. La definición de reuniones virtuales abarca una amplia gama de actividades realizadas a través de plataformas de videoconferencia. En estos espacios se pueden realizar reuniones con diferentes objetivos.
Realizar una videoconferencia no es tan sencillo como parece. Cuando nos reunimos en línea con nuestro equipo, nuestro gerente, un cliente o un proveedor, la atmósfera se convierte en parte de nuestra marca corporativa y personal, y debemos atender cada aspecto, desde lo técnico hasta lo estético. Se aconseja tener en cuenta una serie de detalles para que este tipo de reuniones resulten eficaces.
- Trabaja desde una habitación tranquila con un fondo neutral. Asegúrate de estar en esa área solo y que, si vives con más gente, todos sepan que durante ciertas horas nadie puede irrumpir. Los fondos llamativos pueden ser una distracción y ocasionar que el contenido de lo que dices se pierda. Las plantas o estanterías con libros pueden brindar un aspecto profesional.
- Encuentra la aplicación virtual que mejor se adapte a tus reuniones. Cada vez hay más herramientas para agilizar las videoconferencias, incluso algunas no requieren instalación y con un solo enlace puedes conectarte con quien quieras. Algunas tienen una versión gratuita o de pago con características adicionales. Busca y prueba la que mejor se adapte a tus necesidades y ten en cuenta la usabilidad para ti y para las personas con las que tendrás que conectarte.
- Compruebe la cámara y el audio del programa desde el que estás haciendo la videollamada. Ajusta la cámara (o la pantalla del portátil) para que la imagen se vea bien y no te corte la cara. Siempre es mejor contactarse desde el ordenador.
- La cámara debe estar habilitada. Es esencial que tus interlocutores puedan verte para transmitir confianza y profesionalidad. Además, es muy importante ver las expresiones faciales y saber a dónde llevar la reunión. No mires a la pantalla o a tu propia imagen, habla mientras miras a la cámara.
- Ten otro punto de acceso a Internet como un teléfono móvil. Siempre existe la posibilidad de que el Wi-Fi falle justo antes de que empiece la reunión. Afortunadamente, la mayoría de los teléfonos inteligentes tienen la capacidad de convertirse en puntos de acceso a Internet móvil. Y esto puede salvarte varias veces.
Ahora que el teletrabajo es una necesidad y las organizaciones están demostrando su eficacia, la forma de trabajar que conocíamos antes no será la misma. No importa en qué actividad trabajes o el tamaño de tu organización, las reuniones nos permiten agilizar nuestro negocio, economizar viajes y gastos innecesarios manteniendo el contacto humano. Hoy en día, también nos ayudarán a guardar nuestra salud y la de los demás.
Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura de CORI TAX & LEGAL
